【2023年度 活動報告④】Web/IT推進

2023年度の委員会活動報告第4弾は、Web/IT推進です。
今年度はご存知のとおりWebサイトのリニューアルなど様々な変更がありました。実施した内容は多岐にわたりますが、一方で推進しつつも様々な理由で実現出来なかった継続課題等についてもご確認ください。


はじめに

私自身はお恥ずかしいことにいままで同学会/南沢会に全く関わりを持つことがなく、大変失礼ながら年会費5,000円で毎年名簿が送られて来るだけという程度の認識でした。委員会参加も正直乗り気ではなかったのですが、クラスメイトの誘いを断る理由もないため仕方なくギリギリ3月から参加したという残念なスタートではありました。

今年度は様々な改革を実施することになるのですが、その経緯や改革半ばの内容も併せて見ていただければ幸いです。記述した内容が長くて恐縮です。1〜2の項目は飛ばしても良いので3番目以降の項目だけでもお読みください。

1.Web/IT推進とは

Web/IT推進はプロジェクト体制という位置づけで、他の委員会の室とは扱いが異なります。
昨年まではWebとITは別組織でしたが、全てIT関係ということで1つにまとめたところにメンバーとして招集されました。組織のメンバー表には3名記載がありますが、皆さんお仕事などの事情があり実質的には私1名での稼働となりました。

2.今年度の実施内容

A.改革案の提示(4〜5月)

委員会にて最初に行ったのは、南沢会全体の改革の提案です。
南沢会の実情を同級生の委員会メンバーと会話する中で、「南沢会はかなり危機的な状況なのではないか」と感じました。大多数の会員は南沢会に関心がなく総会の投票数も少ない。若い会員の会費納入率が低減しているのは会自体に魅力が無いためと思われ、このままでは会は停滞し衰退する一途を辿るであろうと感じました。

今後、会を持続/発展させていくためには全体的に大掛かりな改革が必要と考え、そのための案を初回委員会時に提示しました。(初回提案資料はこちら:全ての資料は継続課題検討グループに加入することで閲覧可能です。)ご意見とご支援をいただきながら推進したかったのですが、他の世代の委員会の方々から否定的な反応が多くあったのと、委員会として改革の実施に際して組織の意思決定構造が詳細レベルで明確に規約等に定義されていないなど、実行に移すためには多くのハードルがありました。

そのため、目の前の課題を一つ一つ解きほぐし、反対される理由なども確認し、当初の提案内容を一部改変しつつも改革を進めました。下記はその実施内容になります。

B.Webサーバー移行準備(5~6月)

自由学園女子部卒業生会と自由学園同学会の2つの前身の会のWebサーバーが、統合から2年経過したあともまだ稼働しておりました。それらのWeb上のコンテンツを全て移行し南沢会のWebに統合するという作業に着手しました。

どちらも15年以上稼働したWebであるためコンテンツの量が多く(約1,200記事、約1.5万件のメディア)、内部リンクの移行なども一つ一つ確認するという地味ながら大変な作業ではありました。また、南沢会の既存のWebも新しいサーバーへの移行が必要でしたので、合計3つのWebを一つに統合するという作業を実施しています。
これらを一つのWebに統合することで、ナビゲーションの利便性や三会の全てのコンテンツに対する検索性が改善されています。旧会の記事から学ぶこともあり、是非古い記事も改めて御覧ください。

C.新Web 2.0導入(6〜10月)

相互交流が可能なWeb 2.0を構築

南沢会は、卒業生の同窓の会でありながら、理念である筈の相互の親睦を深めるという部分が非常に限定的にしか機能していない点が問題だと感じていました。会に興味のある方や近隣の方だけが集い活動しており、遠方の方を含めてほとんどの人は交流に参加できていない状況を変えたいと考えました。

会員同士がいつでもどこでも相互に交流できるプラットフォームを目指して、古い言い方ですが一方的な発信のWeb 1.0から、ユーザー参加型の相互発信が可能なWeb 2.0へのステップアップとして、SNSライクに交流が可能なWebサイトを構築しました。

この構想は4月の最初の時点で原案を提示し、実際に稼働するプロトタイプも作成の上で委員会内でテストを重ねて機能検証などを行っています。様々な側面から懸念点を一つづつ解決しつつ、プライバシー保護とのバランスを見ながら構築を進めました。他人のなりすましを防ぐために9桁のIDを作成し、本人確認を兼ねて昨年8月以降の郵送物には宛名ラベルにIDを印刷してお届けしています。

さらに、南沢会になってからは紙面の名簿に連絡可能な情報が掲載されなくなりましたので、プライバシーを保ちつつも卒業生同士が交流を取れる仕組みの提供を目指しました。
互いの連絡先(住所/電話/メールアドレス等)を交わさずとも交流ができる様々な方法を提供しています。発信先を選択しメディアを伴ったリッチなやり取りが可能であり、在学生のキャリア支援などの連絡にも使えます。皆様、Webユーザーに登録して是非ご活用ください。

南沢会の新しいWebサイトは、2023日10月9日にベータリリース、12月1日を本番リリースとして無事旧サーバーからの移行と統合を完了しています。

Webへの投稿に慣れていない方も多いかと思いますが、今後少しづつでも皆様からの発信とともに交流が活性化され、会の在り方などについても議論がされることを期待しています。

皆様の利便性向上と経費削減の両立

南沢会の状況や委員会の活動実態が良く分からない方も多いと思われ、公式情報の拡充も目指しました。
組織の説明、活動/委員会業務の紹介、総会資料の掲載、検索可能な会員リストの提供、会費納入率の開示、イベントカレンダーの常設など、必要な情報をWebで提供しています。また、一般公開すべきでない内容は、ログインした方のみ閲覧可能な限定情報として掲載しています。

さらに、印刷費/郵送費の経費削減と会員の利便性向上のため、会報をWebで閲覧できるようにしました。(デジタル会報
3月末までの半年の間に1,100名以上の方に登録いただいておりますが、「会報をWebで閲覧」を選択した方は9割を超えており、2024年度は1,000名分以上の会報の経費が削減される見込みです。皆様からのご協力をいただいており誠に有難うございます。

その他Web関連

会員制Web導入に際して、「南沢会Web利用規約」および「個人情報保護方針」も定義/更新しています。これは弁護士監修の利用規約テンプレートをベースに、委員会内で様々なご意見をいただき作成したものを、最終的に弁護士によるチェックをいただいて発行しました。Webユーザー登録時にご同意いただく形にて、2023年12月1日より適用させていただいております。

また、Web利用に慣れていただくことを目的に「第1回 南沢会フォトコンテスト」を開催しました。
その他、お問い合わせフォームの拡充や、ヘルプ/ガイドの整備など、依然不足している部分は多いかとは思いますが、会員の皆様が必要とされるものをご提供できるように努力いたしました。

その後もWeb機能の細かい修正や更新などは適宜行っておりますが、その辺りは「南沢会Web変更履歴」をご参照ください。

D.紙面の情報発信強化(10〜12月)

Webを推進する一方で、Webを使えない/使わない方へのケアも試みています。Webでは会員からの自由な発信が可能となりましたが、半数以上を占める「Webを使わない会員」からも情報発信が可能となる施策の検討をしました。

例えば、ご自身のお店の宣伝チラシを配布したい方や、友人を想って執筆した長文の追悼文を仲間に届けたいというご要望に応えるため、会員からの発信を会報に同封してお届けできるための方策を検討していました。特に想いの詰まった長文の追悼文の主なターゲットがご高齢の方ということもあり、Webではなく紙でお届けしたいという事情もありました。

こちらは2023年度委員会としては推進する方向で検討を進めていましたが、他の世代の委員会の方より多くの反対意見をいただいたこともあり、残念ながら断念する結果となっています。( ➜ 検討内容や経緯などの詳細はこちらの12ページ以降を参照ください。)
そのため、代替案として追悼文の80文字制限を320文字程度まで緩和することや、追悼特集号などの発行を提案し、次年度委員会での継続検討をお願いしております。

E.スマートフォンアプリ(11〜1月)

Webを閲覧するにあたって簡単に使えるアプリが有ったほうが良いというご意見をいただきました。ご高齢者でも簡単に使えるように余計な機能を削ぎ落とし、起動するだけでアクセスできる南沢会Web専用アプリを、iPhoneとAndroid向けに作成しました。途中Google Play Storeの審査基準が厳しくなり、ベータテスターとして会員の皆様にもご協力をいただいております。ご協力くださった方々には感謝を申し上げます。

アプリを使うことで、コネクション設定をしたユーザーの間ではメッセンジャーのように連絡を取り合うこともできます。よろしければアプリを導入いただき、週に1回でも起動していただけると嬉しく思います。

F.記録資料のWeb掲載(1〜3月)

現在、自由学園資料室と連携して、過去100年以上の歴史をもつ自由学園の記録資料をWebに掲載しようと検討しています。(旧会の会報:約400部、過去100年の入学式/卒業式の写真:約400枚)
作業中に内容を閲覧させていただきましたが、記録資料は関係する方々がいつでも見られる形で提供することでより価値が生まれ、会員の皆様にとってもメリットとなるのではないかと感じています。

記録資料のWeb掲載については会員の皆様にご意見のお伺いを立て、大多数の賛成をいただいておりますが、一方でご自身に関わる内容は掲載して欲しくないという反対意見もあり、2023年度内での実施は保留となりました。どちらのご要望にも応えられるプライバシー施策も提案していますが、多様なご意見がある中で全ての方のご要望にに応えることの難しさを改めて実感しています。

本件は2024年度の委員会に引継いていただき、次回の総会のアンケート内容で判断をする予定です。
アンケートの投票にご協力をお願いいたします。

G.委員会のWeb発信業務(10月〜)

こちらは、Web/IT推進の「Web」の部分にあたる業務です。日々のWebのコンテンツ発信業務全般から、SNS発信、Web上のコメント対応など、多岐にわたって対応させていただきました。

顔(名前)の見える委員会へ

今回明確に変えたこととして、今年度後半からは記事の発信に際して必ず氏名を明らかにしていただくことを委員の皆さんにはお願いしています。これはいままで「〇〇室」という組織名称のみで発信していた記事について、内容に責任をもっていただくことと、記事を見たときの問い合わせ先を明確にする意味でも重要です。

誰が書いたか分からない記事より、顔が浮かぶような内容の方が読む方も嬉しいと思います。これは今後も是非継続いただきたい事項になります。

読みたいと思わせるコンテンツを!

南沢会のWebにはより魅力的なコンテンツの発信が必要だと考えており、昨年6月頃より「デジタル広報室」の設立を呼びかけています。しかし皆さんお忙しいため実現できませんでした。やりたかったのは、次のような内容を揃えることです。

  • 会員の皆様からのさまざまな寄稿
  • 各クラス委員からの近況報告
  • 各世代のクラス会の実施報告
    (クラス会の費用補助も検討されていました)
  • 「自由学園100人の卒業生+」的なもの
  • 委員会のお仕事紹介 など

同級生や近い世代の先輩/後輩が出てくる内容などは皆さん興味があるのではないでしょうか?
事務的な委員会からの発信も大切ですが、もっと読みたいと思わせるコンテンツが定期的に掲載されるようなWebにしたいと考えています。今年は実現できませんでしたが、今後に期待しています。

あと、運営内部の話ですが、Webの発信業務も一部の方の属人的な対応にならないよう明確な役割を分けたプロセス化を提言しました。ただし、実際に業務する方も居なかったため、今後引き続き整備が必要と考えています。

H.その他諸々

IT関連ということでその他様々な内容も対応しました。全てについて言及は出来ませんが、以下のような内容も対象でした。

  • Zoom/YouTube配信の設定/対応
  • 記録写真/動画の撮影
  • 各種YouTube動画作成
  • 能登半島地震対応として、Web連絡体制の確立
  • 南沢会の記録写真のデジタル化
  • 会員寄稿の例としての個人投稿

失敗なども有りましたが、できる限りのことをさせていただきました。

3.今後の課題

これまで多くの改革を提案しましたが、実施しきれなかった内容もあります。
これらは継続して課題として取り組んでいただきたいと考えています。

IT管理体制について

Web/ITという形で一括りにされ、今回IT関係を担いましたが、この体制には無理があると感じています。ITに関しては、それなりに詳しい方が長期的にガバナンスを効かせて方向性を定め、管理していく必要があると考えていますが、それを無償での対応とすることは不可能だと思います。
当番年度の1年間のご奉仕は仕方ないとしても、それ以外は市場価格相応の報酬をもって対応いただく形にするか、プロへの外注をすべきでしょう。今後の課題として提言させていただきます。

今年度、完了に至らなかった継続課題

広告掲載/協賛の仕組み

上記C. の一部として「広告掲載」と「協賛金」の試験運用を開始しています。お金をいただくことまで出来ていませんが、今後の委員会にて継続検討いただき、本番運用への移行が出来ると嬉しいです。

紙面での会員からの情報発信強化

上記D. にて書いていますが、依然大多数の会員の方がWebを見ない/見られない状況です。
そういう多くの会員のためにも、紙面の提供は今後も重要であり、会員交流活性化のためにも紙面において会員の方が発信できる仕組みの改革は必要だと考えています。

特に、追悼文に関しては古き友を懐かしむという南沢会において重要かつ主要な目的の一つであることと、それを届けたい方々は高齢者の方が多いため、「長文の追悼文はWeb限定」などという形ではなく、紙面80文字制限の撤廃や訃報特別号の発行などの柔軟な対応を望みます。

記録資料のWeb掲載

上記F. にて書いた内容です。こちらの記事にも書いていますが、記録資料をいつでもどこでも閲覧可能な手段を提供することが、南沢会員の皆様へのメリットになると考えています。
親しき友人やご家族を懐かしむとともに「古きに学び、新しきを知る」、その様な機会を皆様にも提供したいと考えています。是非、2024年度の定時総会アンケートにてご協力ください。

④ Webコンテンツの拡充

上記G. にも書いていますが、より身近なWebコンテンツを拡充することで、会員の皆様が飽きることなくWebを継続して見に来ていいただけることを目指して欲しいと思います。
Web上の業務であれば、委員の方の所在地は関係ありません。海外からでも参加できます。多様な発信内容を揃えていただくことが、南沢会の活性化に繋がるものと考えています。

全体を通して

その他、委員会内では南沢会に対して違和感を感じた内容について様々な問題提起をしました。
それら内容については一部資料に残しておりますので、こちらの内容をご参照いただければと思います。(継続課題検討グループに入ることで閲覧可能です。)
過去の経緯などを全て把握しているわけではないので、私からの問題提起は的外れなのかもしれません。いくつかの内容は本部委員会の中で議論/検討がされましたが、総じて変化に対する慎重論が強く「事なかれ」的な保守的意見で改革を断念した事項もあります。

物事を進めるにあたって慎重になることは悪いことではありませんが、それが結果として南沢会の活性化や発展を阻害している可能性も考慮する必要があります。
個別の事情や様々な考え方がある中で一律のルール適用は難しく、多くの会員が納得して満足できる施策を実現するためには、それぞれのご要望に沿えるようにいくつかの近しい選択肢をご用意するというのが現在可能な対応だと考えています。

今後、南沢会を発展させていくためには、物事の本質をみつめて本来の目的を見失なわず、全体を俯瞰して一部の慎重論や反対意見で改善の歩みを止めないことが、今後の運営側には求められるのではないでしょうか。
また、声なき声は反映ができません。ご意見のある方は積極的に議論に参加頂きたいと思います。皆様からの多様なご意見をそれぞれ尊重し、バランスの取れた運用をすることが今後の課題となると感じています。

4.委員会を終えて 

今年このように改革を進めることになったのは、同級生との会話がきっかけです。
いままで学園関係から遠のいていたこともあり、久しぶりに会った仲間と会話することは嬉しいものでした。そして、皆と南沢会について議論する中で、「このままで良いのだろうか?」と行動を喚起される化学反応を体験しました。

会員の皆様にも私達と同様の体験をする機会を提供したいと考え、今回、相互交流が可能なプラットフォームを構築しております。いまの南沢会に足りないものは本音で会話する機会です。Web上にて時間も距離も超えた会話が可能となったことで、同じバックグラウンドを持つ仲間同士の交流から生まれる新しい展開を期待しています。

今年度、私達が改革し実施したことに対しては、様々なご意見もあると思います。ご批判も沢山あるでしょう。お望みではない方向に変わってしまったとしたら申し訳ありません。これらは委員会という役割において、南沢会の存続と発展を目指して行ったことです。共学化した自由学園と同じく、時代に合わせて変化しない組織は衰退してしまいます。過去の会報を読んでも、卒業生会/同学会も同じような悩みを持ち変化を繰り返してきています。

今回は南沢会に新しい価値の提案をさせていただきました。この変化が正しかったのかどうかは分かりませんが、これがゴールで無いことは確かです。今後もより良い南沢会を模索し、皆様も議論に参加いただくことで継続して改善していただけると嬉しく思います。

5.次年度委員会の皆様へ

2024年度には事業整理をしてコア事業を絞った形で業務を軽くしてお渡ししたいと考えていましたが、結果として2023年度の未完事業を託すこととなり申し訳ありません。引き続き、より良い南沢会を目指し、会員の皆様へ価値を提供するためのご支援をいただければ幸いです。

2023年度の最後の仕事として、引継ぎのための資料をしっかり残すことを委員会のメンバーにも周知しています。いままでは引継ぎにも課題があったようですが、今後は引継ぎ文書を世代を重ねて成熟させてゆき、より洗練された運用方法を継承できる仕組みを育てて行ければ良いと思います。

誰かが決めたことをなぞるだけがお仕事ではありません。自由学園で培った自ら考えて実行する力を、委員会に於いても是非発揮してください。退任する私達は、チャレンジしようとする後輩の足を引っ張ることのないよう、陰ながら応援して行きたいと思います。

おわりに

今年度、委員会が始まろうとしている中で、同じ委員会で遠いアメリカから参加してくれていた同級生の海沼正朋くんが倒れ帰らぬ人となりました。さらに、春に男子部9回生の父が天に召され、秋には母も父のところに逝くという、個人的にも波乱の年でありました。

心乱されることが多い一年ではありましたが、委員会のメンバーや古くからの旧友より多くの支えをいただき感謝の多い年でもありました。幼少期から青年期までを過ごした自由学園とその友との繋がりは、自分の一生にとってかけがえのないものであり、親よりも長い付き合いがあるということを改めて実感しています。

南沢会は、そのような貴重な友と繋がることが出来る場所を提供しています。
昨秋には海沼正朋くんの壮行会をD52の三宅くんが企画し開催してくれました。同級生だけでなく男子部/女子部の先輩後輩も集まるという素晴らしいイベントで、ご家族も海沼くんもきっと喜ばれていたのではないかと思います。

学園町に住んでいた者としては、「学園関係と距離を置きたい」と思う方がいらっしゃる事も理解できますが、社会に出て歳を重ねたあとに「昔からの仲間が居る」「帰れる場所がある」ということは嬉しいことだと思います。
自由学園の卒業生にとって大切な場所を、今後も永く残していけたらうれしいです。

南沢会 2023年度 Web/IT推進
D52 田中 登

バランスが大事の図

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