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運用体制についてですが、卒業生の中から数名のエンジニアを募って、クローズドのフォーラムを立ち上げ、この中で様々なイシューについて議論し、またオペレーションを行っていくのはいかがでしょう。
さらに、このグループを委員会の中の正規の機関として位置づけ、長期的な視点から安定的な運用を行えるような体制づくりを目指して行ければ良いと思います。
また、システムオペレータについても最高権限を持つ人間は必ず複数にするなど、トップが倒れたらすべて終わりというような脆弱性は避けるべきでしょうね。
確か同学会でも経理については継続的に外部のアドバイザリーを置いていたと思うので、同じような位置づけで一年交代ではないシステムアドバイザリー的な組織を正式に設けることは不可能ではないと思います。